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用好OA辦公系統(tǒng)的5個(gè)關(guān)鍵詞

2022-05-12    分類: 網(wǎng)站建設(shè)

1、產(chǎn)品

要想用好OA辦公系統(tǒng),首先要選好OA辦公系統(tǒng),只有選擇了正確的,適合自己的OA辦公系統(tǒng),才能夠給使用提供保障。

如果系統(tǒng)的穩(wěn)定性差,那么就會(huì)經(jīng)常掉線,甚至丟失數(shù)據(jù),導(dǎo)致使用不暢;如果系統(tǒng)的易用性差,那么使用起來(lái)就會(huì)很不方便,引起大家的抱怨和反感;如果系統(tǒng)的功能不適用,那么就要經(jīng)過大量的二次開發(fā),增加實(shí)施周期,讓人失去耐心和信心;如果系統(tǒng)的開放性差,那么就無(wú)法隨需應(yīng)變的升級(jí)和拓展,無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

2、實(shí)施

有了好的產(chǎn)品,還要有好的實(shí)施。一個(gè)企業(yè)不可能使用OA辦公系統(tǒng)的全部功能,必須將自己的常用功能和重點(diǎn)功能挑出來(lái),然后本著先易后難的原則來(lái)實(shí)施。

OA辦公系統(tǒng)的實(shí)施不應(yīng)該拖得太久,應(yīng)該先把常用的、簡(jiǎn)單的功能用起來(lái),讓員工感覺到方便,并熟悉這個(gè)系統(tǒng),然后再慢慢啟用較為復(fù)雜的功能,這樣才能夠水到渠成的讓員工接受,正所謂“一鼓作氣,再而衰,三而竭”。

另外,OA辦公系統(tǒng)和企業(yè)原有的管理理念、辦公方式可能會(huì)產(chǎn)生一些摩擦甚至沖突,還有可能會(huì)觸及一部分人的利益。這就需要實(shí)施者平衡好各方面的關(guān)系,平衡好效率和規(guī)范的關(guān)系。OA辦公系統(tǒng)和企業(yè)管理之間不是誰(shuí)服從誰(shuí)的的問題,而是互相協(xié)調(diào)、融合、優(yōu)化的關(guān)系。

3、制度

系統(tǒng)實(shí)施完畢后,需要企業(yè)制定相應(yīng)的管理制度予以保障,這個(gè)制度也就是使用OA辦公系統(tǒng)的方法、規(guī)范和獎(jiǎng)懲措施等。

對(duì)于每一項(xiàng)使用到的功能,制度文件都應(yīng)該詳細(xì)介紹其操作方法、使用對(duì)象、責(zé)任人,對(duì)某些功能還要有獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰的措施,如流程怎么使用,文件怎么共享,日記怎么考核等,讓員工明確的了解系統(tǒng)的使用方式和規(guī)范,這個(gè)制度既要約束,又要鼓勵(lì)。

如果企業(yè)不知道應(yīng)該怎么做這個(gè)規(guī)范,可以向廠商咨詢。

4、管理層

有了制度之后,關(guān)鍵在于能否執(zhí)行到位,而能否執(zhí)行到位,關(guān)鍵在于管理層的行為。

OA辦公系統(tǒng)的使用,非常依賴于管理層的帶動(dòng)作用,如果管理層不重視、不好好使用,那么員工就沒法用好。

雖然OA辦公系統(tǒng)提供了開放、扁平化的溝通平臺(tái),但如果員工發(fā)表的意見、建議和分享總是得不到上級(jí)的反饋,那么員工就會(huì)心灰意冷,再也不愿意在系統(tǒng)中表達(dá)了。雖然OA辦公系統(tǒng)提供了便捷的電子化審批方式,但如果領(lǐng)導(dǎo)總是不及時(shí)審批,還需要多次打電話催促,那么也會(huì)嚴(yán)重打消員工使用系統(tǒng)的積極性。

5、習(xí)慣

在做好以上四點(diǎn)之后,員工就會(huì)養(yǎng)成使用OA辦公系統(tǒng)的習(xí)慣,從陌生到了解,再到熟悉,再到習(xí)慣,那么就可以說員工已經(jīng)很好的適應(yīng)了OA辦公系統(tǒng),這時(shí)候員工會(huì)覺得非常的方便和高興,OA辦公系統(tǒng)也就順暢的運(yùn)行起來(lái)了。

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